Ein Freelancer geht. Welche Zugriffe müssen weg?
Eine praktische Checkliste für Agenturen: Konten, geteilte Dateien, KI-Verbindungen, Kundenschlüssel und eine nachvollziehbare Übergabe.
Was gehört beim Ausscheiden eines Freelancers auf die Checkliste?
Vereinbare das Ende der Zusammenarbeit und sichere die geschäftlich benötigten Informationen. Entziehe danach Konten, Sitzungen und Projektzugriffe. Prüfe gemeinsame Zugangsdaten, KI-Verbindungen und automatische Aufgaben separat. Halte fest, wer offene Arbeiten übernimmt und was geändert wurde. Jemanden aus dem Teamchat zu entfernen ist dabei nur ein einzelner Schritt.
Plane die Übergabe vor dem letzten Arbeitstag
Der Entwickler hat den Aufbau abgeschlossen. Die Designerin hat die Dateien geliefert. Die letzte Rechnung ist bezahlt. Weniger sichtbar sind die Zugriffe, die im Projekt entstanden sind: Kundenordner, Veröffentlichungsdienste, gemeinsame Passwörter, ein KI-Tool und ein geplanter Bericht, der unter dem persönlichen Konto des Freelancers läuft. Genau diese Dinge brauchen eine geordnete Übergabe.
Bestimme eine zuständige Person und vereinbare, wann der Zugriff enden soll. Erfasse laufende Projekte, ausstehende Ergebnisse und die Person, die jeweils übernimmt. Kläre bei benötigten Geschäftsdaten zuerst die Übertragung und erst danach die Kontolöschung. So gerät das Team nicht in die Lage, zwischen gesperrtem Zugriff und verlorener Arbeit wählen zu müssen.
Prüfe jedes Konto, nicht nur die Hauptanmeldung
Gehe geschäftliche E-Mail, gemeinsame Ablagen, Chat, Codeverwaltung, Designwerkzeuge, Kundensysteme und Administrationsrechte durch. Kam der Zugriff über eine Teameinladung, ein persönliches Konto, gemeinsame Zugangsdaten oder die Verwaltung des Kunden? Diese Wege erfordern unterschiedliche Schritte. Ein geschlossenes Firmenkonto bedeutet nicht zwangsläufig, dass auch alle unabhängig angelegten Zugänge beendet wurden.
Nutze die aktuelle Anleitung des jeweiligen Dienstes, um Zugriff und aktive Sitzungen zu beenden. Google beschreibt beispielsweise Passwortwechsel und das Zurücksetzen von Anmelde-Cookies als eigene Funktionen. Prüfe auch freigegebene Apps. Dokumentiere, was erledigt wurde und wo noch ein Kunde handeln muss. Markiere nicht den gesamten Austritt als abgeschlossen, solange solche Schritte offen sind.
Zugriff beenden, Arbeit erhalten
- Übertragen
Laufende Arbeit erhält eine neue Zuständigkeit.
- Entfernen
Konten, Freigaben und Zugriffe beenden.
- Prüfen
Ergebnisse und offene Punkte festhalten.
Beispielhafter Ablauf.
Denke an Werkzeuge, die selbstständig weiterarbeiten
Frage den Freelancer nach den verwendeten Assistenten, MCP-Verbindungen und Automationsplattformen. Eine Aufgabe kann nach dem Abschied weiterlaufen oder unerwartet stoppen, weil ihr Konto geschlossen wurde. Entscheide, welche Abläufe bleiben sollen, übertrage die Zuständigkeit soweit möglich und prüfe, ob die weitere Arbeit über ein freigegebenes Firmen- oder Kundenkonto läuft.
Prüfe gemeinsame API-Schlüssel beim Dienst, der sie ausgestellt hat. Hatte die ausscheidende Person einen Schlüssel, den sie künftig nicht mehr kennen soll, plane dessen Austausch und teste die abhängigen Abläufe. Eine lokal entfernte Verbindung macht den Schlüssel nicht ungültig. Bitte den Freelancer nicht, geheime Werte in das Übergabedokument oder einen Gruppenchat zu kopieren.
Unterscheide Firmenrechner und private Geräte
Bei einem Firmen-Mac organisierst du die Rückgabe und prüfst seinen Zustand über eure freigegebene Geräteverwaltung. Bei einem privaten Gerät gilt die Vereinbarung zu Geschäftsdateien, Zugriffen und erlaubten Verwaltungsfunktionen. Gehe nicht davon aus, dass du einen privaten Laptop löschen darfst. Halte die Rückgabe oder vereinbarte Löschbestätigung fest und weise offene Punkte einer Person zu.
Beschreibe genau, was sich nachweisen lässt. Das Entfernen einer Ordnerfreigabe schliesst diesen Zugangsweg, belegt aber nicht, dass keine Kopien existieren. Geht es um besonders sensible Informationen oder verdächtige Aktivitäten, nutze euren Ablauf für Sicherheitsvorfälle. Eine gewöhnliche Übergabe und die Untersuchung eines möglichen Vorfalls brauchen unterschiedliche Entscheidungen und eine entsprechend klare Dokumentation.
Hinterlasse einen verständlichen Abschluss
Die abschliessende Übersicht kann kurz sein: Person, Projekte, Enddatum, geprüfte Dienste, entfernte Rechte, zurückgegebene Geräte und offene Ausnahmen. Ergänze, wer die Prüfung vorgenommen hat. Ein befristeter Supportzugang braucht einen Zweck und ein Enddatum. Kontrolliere Ausnahmen erneut, bis sie erledigt sind oder ihr bewusst entschieden habt, warum und wie lange sie bestehen bleiben.
Cybee verbindet die Prüfung des Macs mit der Sicht auf KI-Tools und eure angebundene Google-Workspace-Umgebung. Nutze diese Informationen für die Austrittsprüfung und passende Nachweise. Dienste ausserhalb dieses Umfangs brauchen eine eigene Kontrolle. Das Ziel ist ein geordnetes Ende des Zugriffs, während das Kundenprojekt ohne Abhängigkeit von einem ausgeschiedenen Freelancer weitergeführt werden kann.
Das Wichtigste
- Benötigte Arbeit vor dem Löschen von Konten übertragen.
- KI-Verbindungen, gemeinsame Schlüssel und Automationen mitprüfen.
- Ausnahmen festhalten und den Entzug bei jedem Dienst kontrollieren.
Quellen und weiterführende Informationen
Produktumfang und Anbieterhinweise können sich ändern. Prüfe die verlinkte Quelle für dein eigenes Setup.
Im Alltag anwenden.
Lies einen passenden Leitfaden oder sieh, wie cybee die Arbeit unterstützt.